Automatizace fakturace a upomínání pohledávek
Popis programu
Opakovaná fakturace a sledování pohledávek patří k nejčastějším administrativním zátěžím. Faktury za předplatné, pravidelné služby nebo nájmy jde vystavovat automaticky. Mnoho firem to stále dělá ručně.
Co nastavujeme
Připravíme šablony faktur včetně loga, platebních údajů a textu. Nastavíme automatické vystavování podle vámi definovaného plánu. Faktury odcházejí e-mailem v den splatnosti nebo dříve.
Upomínání nastavíme ve třech krocích. Přátelská připomínka den před splatností, upomínka týden po splatnosti, druhá upomínka s upozorněním na další kroky po dalším týdnu. Texty připravíme společně s vámi, tón komunikace odpovídá vaší firmě.
Sledování stavu pohledávek
V systému nastavíme přehled otevřených pohledávek seřazený podle doby po splatnosti. Vidíte jedním pohledem, kdo dluží, jak dlouho a jaký je celkový objem. Nemusíte procházet jednotlivé faktury.
Automatizace funguje pro faktury v Kč i EUR. Pokud vystavujete faktury v cizích měnách, nastavíme přepočty podle kurzu ČNB.
Firma s 80 opakujícími se fakturami měsíčně ušetří automatizací přibližně 12 hodin práce měsíčně, odhadujeme to konzervativně.
Obsah a postup
Fáze implementace
- Soupis typů faktur — jednorázové, opakované, zálohové, daňové doklady
- Příprava šablon — design, texty, platební údaje
- Nastavení automatického vydávání — plán, četnost, příjemci
- Konfigurace upomínkového cyklu — texty a časování tří úrovní
- Propojení s bankou — automatické párování příchozích plateb
- Testovací fakturace — ověření na vzorku skutečných zákazníků
- Zaškolení obsluhy — práce s přehledem pohledávek a ruční výjimky
Kdy automatizace nestačí
Automatické upomínání nefunguje jako náhrada právních kroků. Pokud pohledávka přesáhne dobu 60 dní, doporučujeme předat ji k ručnímu řešení nebo externímu vymáhání. Systém na tuto situaci upozorní, ale nekomunikuje místo vás s problémovým odběratelem.
Srovnání plánů
Přehled tří variant zapojení — vyberte podle rozsahu vašeho účetního provozu.
Základ
Automatizace základních účetních operací a párování dokladů.
Zahrnuté moduly
Fakturace, bankovní výpisy, základní reporting.
Kompletní srovnání
| Funkce | Základ | Rozšíření | Plná verze |
|---|---|---|---|
| Automatické párování | |||
| DPH přiznání | |||
| Mzdová agenda | |||
| Individuální konzultace | |||
| Prioritní podpora |
Plná verze
Komplexní řešení včetně mzdové agendy a prioritní podpory specialisty.
Individuální plán
Přizpůsobení každému klientovi podle jeho účetní struktury a velikosti.