Účetnictví, které pracuje bez vás
Tady nejde o software, který slibuje zázraky. Jde o konkrétní systém navržený pro firmy, kde ruční zpracování dokladů spolkne víc než 6 hodin týdně. Pracujeme přímo s klientem — ne přes šablonu, ne hromadně. Od roku 2017 to děláme stejně: pomalu, pečlivě a bez zkratek.
Co tato služba nezajišťuje
Automatizace účetnictví má jasné hranice. Funguje v konkrétních podmínkách a pro konkrétní typy operací — ne pro každý případ bez výjimky.
Pokud hledáte daňové poradenství, právní zastoupení nebo správu mezd jako samostatnou agendu, tato služba na to není stavěná.
Daňové přiznání
Systém zaznamenává a třídí data. Samotné podání přiznání nebo komunikaci s finančním úřadem za vás neprovede — to vyžaduje daňového poradce s plnou mocí.
Jednorázové projekty
Implementace má smysl tam, kde objem dokladů přesahuje 40 položek měsíčně a kde se struktura opakuje. Pro jednorázové zakázky se náklady na nastavení nevyplatí.
Záchrana neuspořádané evidence
Automatizace nezačíná od nuly v chaosu. Pokud evidenci za poslední 3 roky nikdo nevedl, nejdřív proběhne manuální rekonstrukce — teprve pak nastavení systému.
Správa mzdové agendy
Zpracování mezd, přihlašování zaměstnanců nebo komunikace s ČSSZ patří do jiného procesu. Tato implementace pokrývá výhradně účetní doklady a výkazy.
Automatizace versus kontrola
Největší obava, se kterou klienti přicházejí, zní takto: jakmile systém převezme zpracování dokladů, ztratím přehled o tom, co se děje. Přestanu rozumět vlastním číslům.
Tato obava dává smysl a není neopodstatněná. Špatně nastavená automatizace skutečně může vytvořit černou skříňku, do které se nikdo nedívá, dokud se něco nerozbije.
Správně nastavený systém funguje obráceně. Místo aby čísla skrýval, doručuje je v přehledné formě každé pondělí ráno — bez toho, aby je někdo musel ručně vytahovat ze 4 různých tabulek.
Kontrolu nepřebírá software. Kontrolu přebírá člověk, který má konečně čas se na čísla dívat, protože nemusí nejdříve 3 hodiny opisovat faktury.
ušetřený na manuálním
opisování dokladů
Kdy má smysl začít
Stabilní objem dokladů
Firma vydává nebo přijímá alespoň 35–40 dokladů měsíčně, a tento objem se opakuje. Při nižším počtu se čas strávený nastavením systému vrátí až po 18 měsících nebo déle.
Dostupná původní data
Účetní evidence za poslední 2 účetní roky musí být k dispozici — alespoň ve formátu exportu z předchozího softwaru nebo ve strukturovaných tabulkách. Bez tohoto základu nelze systém správně nakalibrovat.
Jeden zodpovědný kontakt
Na straně klienta musí být jedna osoba, která rozumí tomu, co firma fakturuje a z čeho platí. Neslouží jako účetní — slouží jako vstupní brána při nejasnostech, které se nedají automatizovat.
"Měsíční uzávěrka mi dřív trvala celý pátek. Teď se podívám na přehled v úterý ráno a vím, kde jsem."
— Radovan Kříž, jednatelVzorec, který se opakuje
Klienti, kteří s námi spolupracují déle než 12 měsíců, popisují podobný posun. Nezdůrazňují rychlost ani úsporu peněz jako první věc. Zdůrazňují, že přestali odkládat rozhodnutí, protože čísla konečně mají k dispozici ve chvíli, kdy je potřebují.
Průměrná délka spolupráce u klientů, kteří setrvají déle než první 2 měsíce, je 31 měsíců. Není to proto, že jsou věrní ze zvyku — je to proto, že přechod zpět by byl zbytečná práce navíc.
- Přehled cashflow dostupný do 24 hodin od uzávěrky, ne za 5 dní
- Faktury zpracované automaticky — bez ručního přepisování do tabulky
- Méně e-mailů sem a tam ohledně chybějících podkladů
- Chyby v párování plateb viditelné okamžitě, ne při roční inventuře
Čtyři fáze, které mění výsledek
Audit stavu
Prvních 5 pracovních dnů slouží výhradně k tomu, aby bylo jasné, co firma reálně zpracovává. Bez auditu se nastavuje naslepo.
Mapování toků
Každý typ dokladu dostane svůj tok — od příjmu po zaúčtování. Celkem obvykle vznikne 8 až 14 různých toků v závislosti na složitosti firmy.
Paralelní provoz
Po dobu 6 týdnů běží starý a nový systém současně. Neslouží to jako pojistka — slouží to jako kalibrace. Odchylky se opraví dřív, než se starý způsob vypne.
Průběžná kontrola
Systém se každých 90 dní projde. Firma se mění a toky se mění s ní. Bez pravidelné revize se automatizace pozvolna rozbíhá jinam, než bylo zamýšleno.
Reálné případy
Výrobní firma, 11 zaměstnanců
Firma zpracovávala přes 120 příchozích faktur měsíčně ručně v Excelu. Párování plateb zabíralo účetní 9 hodin týdně a chyby se opravovaly zpětně při čtvrtletní kontrole.
Po implementaci se čas na párování zkrátil na 50 minut týdně. Odchylky se hlásí automaticky do 4 hodin.
Párování plateb plně automatizovánoKonzultační agentura, 3 lidé
Malá firma měla problém opačného druhu: příliš málo dokladů na to, aby najímala externího účetního na plný úvazek, ale příliš mnoho na to, aby to zvládal sám zakladatel bez systému.
Nastavení proběhlo za 11 pracovních dnů. Dnes stráví Ondřej účetnictvím přibližně 40 minut týdně.
Správa bez externího účetníhoE-shop, sezónní provoz
Objem objednávek se každý rok v prosinci zvedl na 8násobek průměru. Stávající ruční zpracování nestačilo — v prosinci 2022 zbývalo 340 nezaúčtovaných dokladů po uzávěrce.
Systém nyní automaticky přepíná kapacitu zpracování podle objemu. Poslední prosinec proběhl bez nedodělků.
Sezónní zatížení bez manuálního zásahuServisní firma, pravidelné smlouvy
Firma fakturovala 60 klientů měsíčně na základě servisních smluv s různými cykly — měsíčními, čtvrtletními a ročními. Sledování splatností se vedlo v tabulce, která se aktualizovala ručně.
Po nastavení se fakturace a sledování splatností propojily. Pohledávky po splatnosti poklesly z průměrných 22 % na 6 %.
Pohledávky pod kontrolou automaticky
Damiepenta — Praha, Žižkov